Размер шрифта: A A A
Цвета сайта: С С С
0 Суббота 20 января
-->
Официально
Отчёт о работе архивного отдела за 2014 год

Основные направления и результаты деятельности

архивного отдела администрации Труновского муниципального района Ставропольского края за 2014 год

В соответствии с письмом Комитета по делам архивов Ставропольского края «О планировании работы архивных учреждений Ставропольского края на 2014 год» архивным отделом Труновского муниципального района Ставропольского края в течении 2014 года основное внимание уделялось проведению мероприятий по достижению показателей эффективности деятельности отдела, утверждённых приказом комитета от 19.04.2013 № 40, а также показателей социально-экономического развития Ставропольского края, определённых указами Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 596-602, 606, утверждённых председателем Правительства Ставропольского края 29.07.2013, в частности:

- повышение уровня удовлетворённости граждан качеством предоставления государственных и муниципальных услуг – не менее 90 % к 2018 году;

- увеличение доли граждан, имеющих доступ к получению государственных и муниципальных услуг по принципу «одного окна», в том числе в многофункциональном центре предоставления государственных услуг не менее 90 % к 2015 году;

- увеличение доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме – не менее 70 % к 2018 году;

- обеспечение времени ожидания в очереди до 15 минут.

В рамках реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае в 2009 - 2020 годах, в целях дальнейшего развития архивного дела в Труновском районе и эффективного выполнения архивным отделом задач по хранению, пополнению и использованию Архивного фонда Ставропольского края реализованы мероприятий по:

- сохранению документального наследия народов Труновского района Ставропольского края в интересах граждан, общества и государства;

- улучшению качества комплектования архивов для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края;

- повышению кадрового потенциала, рациональному и эффективному использованию ресурсов.

В этих целях выполнено:

1. Обеспечение сохранности и государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.1. За 2014 год улучшено физическое состояние 227 ед.хр. фондов № 22/Р-5541 Коллективное хозяйство (колхоз) имени Ворошилова, 32/Р-4497 Управление сельского хозяйства и продовольствия Труновской районной государственной администрации Ставропольского края, 79-Л Открытое акционерное общество «Передвижная механизированная колонна № 29», 58 Государственное учреждение Труновское районное управление обводнительно-оросительных систем, 47-Л Общество с ограниченной ответственностью «Предприятие автомобильного транспорта и механизации» Труновского райпотребсоюза, 43/Р-3579 Донская сельская администрация, 63 Труновская районная госадминистрация Ставропольского края, 62 Комитет по управлению государственным имуществом Труновской районной госадминистрации Ставропольского края. В том числе в четвёртом квартале отремонтировано 157 ед.хр.

1.4. Закартонировано за 2014 год 429 дел, включённых в план приёма, в том числе в четвёртом квартале 172 дела.

Продолжена работа по созданию оптимальных условий хранения архивных фондов, обеспечению пожарной безопасности, технической укреплённости, обеспечению охранного режима и антитеррористической защищённости архивных фондов.

Обеспечено соблюдение нормативных требований по организации хранения и учёта архивных документов.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

2.1. В течении 2014 года осуществлён приём документов в количестве 429 дел, в том числе:

2.1.1. Управленческая документация в количестве 429 дел, в том числе 8 дел, отнесённых к государственной собственности Ставропольского края, и 421 дело – к муниципальной собственности Труновского муниципального района.

п/п

Наименование организации

Крайние

даты

Количество ед.хр.

постоянного хранения

по личному составу

1

2

3

4

5

1 квартал

1

Отдел образования администрации Труновского муниципального района

2004, 2005-2007

40

-

1

2

3

4

5

2

Муниципальное учреждение здравоохранения «Труновская центральная районная больница»

2005-2007

41

-

3

Государственное учреждение здравоохранения Труновская центральная районная больница

2004

1

-

4

Коллективное хозяйство (колхоз) имени Ворошилова

1976, 1978

3

-

5

Государственное откормочное советское хозяйство (откормсовхоз) «Труновский»

1987

1

-

6

Закрытое акционерное общество (ЗАО) «Совхоз имени Кирова»

2008

13

-

2 квартал

7

Совет депутатов и администрация муниципального образования Донского сельсовета Труновского района Ставропольского края

2006-2008

107

-

3 квартал

8

Сельскохозяйственный производственный кооператив (СПК) «Колхоз Родина»

2008

13

-

9

Отдел образования администрации Труновского муниципального района Ставропольского края

2008

21

-

10

Совет Труновского муниципального района Ставропольского края

2008

17

-

4 квартал

11

Государственное советское зерновое хозяйство (зерносовхоз) имени Кирова

1975, 1976

3

-

12

Администрация Труновского муниципального района Ставропольского края

2008

102

-

13

Совет и администрация муниципального образования села Новая Кугульта Труновского района

2008

27

-

14

Финансовое управление администрации Труновского муниципального района Ставропольского края

2008

21

-

15

Отдел имущественных и земельных отношений администрации Труновского муниципального района Ставропольского края

2008

19

-

Итого

429

2.2. В 2014 году передано 4 документа в государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» за 1970-1971 годы:

- 2 документа фонда № 22/Р-5541 Коллективное хозяйство (колхоз) имени Ворошилова (Годовой отчёт колхоза имени Ворошилова за 1970 год на 55 листах и Отчёт о финансово-хозяйственной деятельности за 1971 год на 30 листах) на основании акта приёма-передачи документов на хранение от 10.09.2014 № 2;

- 2 документа фонда № 47/Р-4526 Коллективное хозяйство (колхоз) «Родина» (Устав коллективного хозяйства (колхоза) «Родина» за 1970 год на 31 листе и Производственно финансовый план коллективного хозяйства (колхоза) «Родина» на 1971 год на 37 листах) на основании акта приёма-передачи документов на хранение от 10.09.2014 № 10.

2.3. За 2014 год утверждены ЭПК описи дел управленческой документации в количестве 1048 дел и согласованы 430 дел по личному составу: МУЗ «Труновской центральной районной больницы», отдела образования администрации Труновского муниципального района, совета и администрации муниципального образования Донского сельсовета, администрации Труновского муниципального района Ставропольского края, историко-краеведческого музея Труновского района, совета Труновского муниципального района, сельскохозяйственного производственного кооператива «Родина», совета и администрации муниципального образования села Новая Кугульта, финансового управления администрации Труновского муниципального района, отдела имущественных и земельных отношений администрации Труновского муниципального района. В том числе за девять месяцев 2014 года утверждены ЭПК описи дел управленческой документации в количестве 795 дел, согласованы 394 дела по личному составу и в четвёртом квартале утверждены описи на 253 дела постоянного хранения и 36 дел по личному составу.

2.4. Проведено совещание-семинар с ответственными за делопроизводство и архивы в организациях района на тему: «Составление номенклатуры дел».

В течении 2014 года продолжена работа по организации внедрения в практику работы Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, в редакции от 07 сентября 2011 года и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных организациях исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558. В этих целях регулярно оказывалась методическая и практическая помощь 25-ти организациям – источникам комплектования архивного отдела в составлении номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и других нормативных документов.

Усилен контроль за качеством упорядочения документов в ходе подготовки их к передаче на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком, утверждённым распоряжением администрации Труновского муниципального района Ставропольского края от 28.03.2014 № 69-р. Проверено формирование дел, составление предисловий и описей дел.

Оказана методическая помощь в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования.

18 сентября 2014 года состоялось заседание администрации по вопросу реализации на территории Труновского муниципального района Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», обеспечения нормативных условий хранения документов, осуществления комплектования и учета документов Архивного фонда Российской Федерации. На заседании присутствовали главы муниципальных образований, директора организаций, предприятий и акционерных обществ, председатели сельскохозяйственных производственных кооперативов, ответственные за делопроизводство и архивы организаций. По итогам заседания принято постановление администрации Труновского муниципального района.

3. Создание информационно-поисковых систем, учётных БД

и автоматизированного НСА.

3.4. В течении 2014 года продолжена работа по переводу архивных документов в электронную форму - проведена оцифровка 1116 документов из 52 ед.хр. фондов № 43/Р-3579 Донская сельская администрация, 62 Комитет по управлению государственным имуществом Труновской районной государственной администрации Ставропольского края, 63 Труновская районная государственная администрация Ставропольского края, 37/Р-5543 Кировская сельская администрация, 76 сельскохозяйственный производственный кооператив «Колхоз Родина», 23/Р-2687 Подлесненская сельская администрация, 26/Р-4023 Новокугультинская сельская администрация. В том числе за 9 – ть месяцев оцифрована 51 ед.хр.

3.5. Активизирована работа по ведению централизованного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, для чего за 2014 год внесли в БД «Архивный фонд» 1781 запись, в том числе 1777 единиц хранения, 2 описи, 2 фонда, и представлены в установленном порядке сведения о ведении учётной базы данных в комитет по делам архивов Ставропольского края.

Прикреплены к базе данных «Архивный фонд» за год 27 дел, 537 документов фонда № 63 Труновская районная государственная администрация Ставропольского края, в том числе за четвёртый квартал – 5 ед.хр., 145 документов.

3.6. Пополнен новыми данными ПК «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу» с ежемесячным представлением в комитет выгрузок для ведения сводной базы данных: за 2014 год внесли 20 записей о документах по личному составу.

Своевременно выполнены решения коллегий и приказы комитета.

Предоставлена информация для размещения на сайте администрации Труновского муниципального района Ставропольского края.

Предоставлена информация по исполнению запросов граждан и организаций за 4 квартал и 2014 год (по установленной форме).

Улучшено качество предоставления архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан.

Продолжена работа с учетом требований административного регламента в режиме «одного окна», а также через МФЦ.

4. Предоставление информационных услуг и использование документов.

4.1. За 2014 год проведено 6 информационных мероприятий, с общим охватом 260 человек, в том числе опубликованы статьи «Из документов личного фонда», «Сам себе архивариус» в районной газете «Нива», для учащихся образовательных учреждений подготовлены лекция и выставка архивных документов.

Обеспечено представление в комитет Ставропольского края по делам архивов отчёта за 2014 год о достижении показателей эффективности и деятельности архивного отдела администрации Труновского муниципального района.

4.2. Организована работа 6 исследователей в соответствии с «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», которые посетили архивный отдел 7 раз.

Темы исследований:

- «Несомненное счастье жить для других (жизненный путь А.Ф. Шевченко) 1937 – 1997 г.»;

- «Акты ввода в эксплуатацию объектов зерносовхоза имени Кирова за 1974 – 1992 годы»;

- «Акты ввода в эксплуатацию нежилых помещений колхоза Ленина за 1984 – 1996 годы»;

- «Эпизоотическая обстановка по бруцеллезу КРС в колхозе имени Ворошилова в 1989 году»;

- «Выявление сведений для подтверждения льготного стажа работников совхоза Кирова за 1975 – 1989, 1993 годы»;

- «Акты ввода в эксплуатацию строений в селе Донском по совхозу «Труновский» за 1973 – 1991 годы»;

- «Акты ввода в эксплуатацию строений по совхозу «Ташлинский» за 1974 – 1985 годы».

Исследователям за 2014 год были выданы сотрудниками архивного отдела дела фондов № 89 Шевченко Александра Фёдоровна – председатель колхоза им. Калинина, депутат районного Совета депутатов, народный депутат СССР, Почётный гражданин Труновского района (08.02.1937 – 16.03.2002)», 17/Р-5540 Государственное советское зерновое хозяйство имени Кирова, 33 /Р-4519 Коллективное хозяйство (колхоз-племзавод) имени Ленина, 32/Р-4497 Управление сельского хозяйства и продовольствия Труновской районной государственной администрации Ставропольского края, 60 Закрытое акционерное общество «Совхоз имени Кирова» Труновского района Ставропольского края, 12/Р-4493 Государственное зерновое советское хозяйство (совхоз) «Ташлинский», 21/Р-4494 Государственное откормочное советское хозяйство (откормсовхоз) «Труновский» и 18 описей вышеуказанных фондов.

4.3. Своевременно изучались письма граждан, организаций и исполнялись запросы. За 2014 год исполнено 553 запроса социально-правового характера (срок исполнения не превышал 14 дней), 444 из них исполнено с положительным результатом. В том числе в четвёртом квартале исполнили 79 запросов, с положительным результатом 60 запросов.

4.4. За 2014 год исполнено 316 тематических запросов, из них 245 исполнено с положительным результатом. В том числе в четвёртом квартале – 75 запросов, 71 из них исполнен с положительным результатом.

4.5. Для обеспечения электронного документооборота в отделе функционирует программный комплекс Vip Net client. За 2014 год получено и исполнено 188 электронных запросов, в том числе в четвёртом квартале 32 запроса. Через МФЦ поступило и исполнено 27 запросов, по электронной почте – 17 запросов.

4.6. Количество пользователей архивной информации за 2014 год составило 1135 человек, в том числе в четвёртом квартале 155 пользователей.

4.7. За 2014 год осуществлена выдача документов пользователям архивной информации:

- исследователям выдано 92 дела;

- сотрудникам архивного отдела при проведении плановых и внеплановых работ в количестве 3421 дело.

За 2014 год выдано 710 листов ксерокопий по материалам 149 дел, в том числе в четвёртом квартале – 396 листов из 48 дел.

Информирована администрация Труновского муниципального района о выполнении плана развития архивного дела за четвёртый квартал, 9 – ть месяцев и 2014 год.

В ознаменовании празднования 70 – летия Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. принято участие в закладке берёзовой аллеи.

5. Укрепление материально-технической базы.

В целях обеспечения режимных условий хранения документов отремонтирован фасад здания архивного отдела, проверен дымоход, обучен ответственный за газовое хозяйство, в 2014 году на укрепление материально-технической базы потрачено 284725,34 руб., краевых – 56593,79 руб.

Начальник архивного отдела Л.Н. Титова